نظام دعم القرار وأهميته في تحسين أداء الشركات
تجمع الكثير من المعلومات المتعلقة بالميزانيات والموردين وتكلفة الإنتاج والعملاء والمبيعات وغير ذلك خلال إدارة العمل في شركة ما.
لكن قبل البدء بمعالجة هذه البيانات على الشركة أن ترسم أهدافها ما الذي تريد تحقيقه؟ ما المعلومات التي تحتاج إليها لتوجيه القرارات وكيف ستقيس نجاحها؟ عادة ما تستخدم الشركات مؤشرات الأداء الرئيسة لوضع أهدافها ومتابعة التقدم المنجز على هذا الصعيد وفي هذه المرحلة يمكن معالجة البيانات لتصبح معلومات كي يتمكن أصحاب الشركة من اتخاذ القرارات المناسبة.
نظام دعم القرار هو تطبيق يعتمد على الحاسوب يساعد صناع القرارات الذين يواجهون غير منظمة، وهو يعرض نتائج القرارات المختلفة أو يُعد نموذجا عنها، بحيث يتمكن صناع القرار من تجربة السيناريوهات المختلفة قبل اعتماد الحل الأنسب للمشكلة. وتتمتع بعض برامج نظام دعم القرار بخاصية تقديم توصيات بشأن الحل الأنسب للمشكلة.
أنظمة دعم القرار القائمة على جداول البيانات؟
تستخدم الشركات أنظمة دعم القرار (Decision support systems (DSS لمساعدتها على فهم كيفية تأثير القرارات المختلفة على مستقبل العمل، وهي مصممة لإعداد نموذج Model عن السيناريوهات المختلفة لكي يفهم صناع القرار ما قد يحصل ويتوقعونه بشكل أفضل. وهناك ثلاثة أنواع من النماذج
النماذج الوصفية: تصف نظامًا أو عملية بحيث توفر لمحة عامة بسيطة عن طريقة عمل شيء ما حاليا.
النماذج التنبؤية تستخدم الرياضيات لفحص وتقدير التأثيرات المحتملة لشروط وقرارات معينة على أحداث أو نتائج مستقبلية.
النماذج الإرشادية: مصممة لإصدار توصيات بشأن مسار عمل شركة ما بتفحص بيانات مفصلة وتحديد خيارات تقدم أفضل دعم للناتج المرجو.
وفي هذا الكتاب سنتطرق إلى نماذج البيانات التنبية؟
يمكن إنشاء نظام دعم القرار باستخدام لغة البرمجة مثل ++C أو برامج جداول البيانات مثل إكسل Excel أو جوجل شيت Google Sheets أو باور بي أي Power BI. وفور إنشاء هذا النظام، يمكن استخدام المعلومات التي يتضمنها لتوليد التقارير وبطاقات الأداء Scorecards ولوحات المعلومة.
تقدم جداول البيانات وظائف حسابية وإحصائية ومالية مدمجة لدعم تحليل البيانات Data وبما أن معظم رجال الأعمال يعتبرونها منصة مناسبة ومرنة وسهلة الاستخدام فإن هذا الكتاب سيركز على استخدام برنامج مايكروسوفت إكسل Microsoft Excel ستلاحظ إمكانية إعداد نماذج للعديد من المشكلات كالتي نواجهها في مجال المحاسبة والعمليات الكمية والتعاملات المالية باستخدام جداول البيانات.
يستخدم صناع القرار في شركة ما ومديروها مؤشرات الأداء الرئيسة Key performance (indicators (KPIs لتتبع التقدم المنجز على صعيد الأهداف المحددة مسبقا.
تصور أن هذا هو العام 1 من فترة مدتها 3 أعوام تسعى خلالها إلى بناء نموذج بصافي دخل الشركة ( المبلغ المالي المتبقي بعد أن دفعت الشركة مصاريفها ) وتدفقاتها النقدية ( المبلغ المالي الإجمالي الذي تتلقاه الشركة أو تدفعه ) للعامين 2 و 3.
قد تستخدم الشركة توقعاتك لصنع القرارات، لذا لا بد من توخي الدقة قدر المستطاع. وبالطبع لا يمكن لأحد أن يتوقع المستقبل بشكل مؤكد، لذا يجب أن تستند توقعاتك إلى أفضل المعلومات المتوافرة وأكثرها صلة بالموضوع وعليك أن تبني تقديراتك على ثلاثة عوامل:
- نتائج العام 1 عليك استخدامها لأنها تظهر بدقة أداء الشركة حتى الآن، ولأنها مؤشر جيد لأداء العامين 2 و 3
- تقديرات المتغيرات الاقتصادية الأساسية: يمكننا تقدير أداء الاقتصاد استنادا إلى مؤشرات اقتصادية ذات صلة.
- تكلفة المنتجات التي تبيعها الشركة من الضروري تحديد تكاليف صنع منتج ما بالنسبة إلى سعر بيعه، لمعرفة نسبة الربح الذي يمكن تحقيقه.
سيقوم النموذج الذي تستخدمه على قائمة الإيرادات وإطار التدفقات النقدية. وبإمكان المستخدم إدخال القيم الخاصة بحالتين متوقعتين للاقتصاد في العامين 2 و 3 حرف "O" للتوقعات المتفائلة Optimistic أو حرف "P" للتوقعات المتشائمة Pessimistic. في هذا المثال، سنفترض أن التوقعات الاقتصادية للعامين متفائلة.
من المتوقع أن تؤثر حالة الاقتصاد على عدد الوحدات التي قد تبيعها الشركة وسعر بيع كل وحدة. في إطار اقتصاد ذي توقعات متفائلة. يمكن بيع عدد أكبر من الوحدات بسعر أعلى، يجب أن يأخذ نموذجك في الاعتبار كيفية تأثير الأحوال الاقتصادية على طلب منتجاتك وأسعار بيعها.
يجب أن يتمتع صناع القرار بالقدرة على إدخال القيم إلى نموذجك لتحديد اتجاهين محتملين على صعيد تكلفة السلع المباعة، بحيث تضع حرف "U" عند ارتفاع التكلفة أو "D" عند انخفاضها إذ يشير حرف "U" إلى أن تكلفة المنتج المباع ستكون أعلى بالمقارنة مع العام 1: أما حرف "D فيدل على أن التكلفة ستنخفض.
يمكن لصانع القرار استخدام نظام دعم القرار لتطبيق تحليل ماذا إذا ؟
على متغيرات المدخلات Input variables ، بحيث يتم تغييرها لنمذجة السيناريوهات المختلفة، ما يسمح بتوقع الآثار المترتبة على صافي الدخل والتدفقات النقدية وستستخدم هذه المتغيرات في المعادلات التي تتضمن الثوابت.
متغير المدخلات عنصر من البيانات يستطيع صانع القرار تغييره أو التأثير عليه مثل كمية المواد الخام التي يشتريها، والخ.
الثوابت عنصر من البيانات في نظام دعم القرار معروفة مسبقا ولن تتغير أو لا يمكن الصانع القرار التأثير عليها، مثل دفعات الإيجار وهي ناجزة ومن ثم فهي مثبتة لأهداف القرار.
قد يطرح مستخدم التوقعات الأسئلة الآتية:
ماذا إذا كان الوضع الاقتصادي جيدًا وارتفعت التكاليف؟ كم ستبلغ قيمة صافي الدخل والتدفقات النقدية في هذه الحالة؟
ما الذي سيحصل إذا ساء الوضع الاقتصادي وتراجعت التكاليف كم ستبلغ قيمة صافي دخل الشركة وتدفقاتها النقدية في هذه الحالة
يمكن إيجاد إجابات هذه الأسئلة بسرعة ضمن نموذج برامج جداول البيانات مصمم بشكل جيد. امسح رمز الاستجابة السريعة للوصول إلى ملف التمارين ( ملف البيانات 1 للفصل 1 .xlsx) سيستخدم هذا الملحق في هذا الدرس وفي الدرس الثاني
قبل بدء العمل في هذا الفصل أو في حال نسيت كيفية استخدام مايكروسوفت إكسل Microsoft Excel، يمكنك استخدام رمز الاستجابة السريعة الثاني للوصول إلى درس يساعدك على تنشيط مهاراتك الأساسية في استخدام جداول البيانات.
الثوابت
يتضمن هذا القسم من قيما تستخدم حسابات جدول البيانات الثوابت هي قيم المدخلات التي يستخدمها النموذج، وهي لا تتغيّر. أما ثوابت هذه الشركة فهي معدل النفقات العامة وعدد أيام العمل.
النفقات العامة هي التكاليف المستمرة التي تتكبدها الشركة وهي تكاليف غير مباشرة أو تكاليف السلع المباعة ومن أمثلة النفقات الضرورية لسير عمل الشركة الإيجار، والتأمين، ورواتب الموظفين تتوقع العديد من الشركات النفقات العامة بالتعبير عنها كنسبة من الإيرادات.
المدخلات
ترتبط المدخلات الواردة في بالتوقعات الاقتصادية وتوقعات سعر الشراء توقعات تكاليف المدخل يمكن إدخال المدخلات لكل عام أما النموذج المبين هنا فيعود للعامين 2 و 3، وهو يسمح لك بإدخال حرف "O" ) أي متفائل في خلية اقتصاد العام 2 وحرف "P" (أي متشائم) في خلية اقتصاد العام 3 كبديل، يمكن إدخال مدخل واحد ("O" أو "P" ) لفترة العامين ضمن خلية واحدة في حال أراد صانع القرار صنع نموذج السيناريو يتضمن توقعات متفائلة أو متشائمة للعامين.
ملخص مؤشرات العمل
يتضمن هذا القسم من جدول البيانات صافي دخل العامين 2 و 3 والنقد المتوفر ( أي السيولة النقدية ) في نهاية العام. وهما الناتجان لهذا النموذج. يكرر هذا الملخص النتائج في موقع تسهل رؤيته كذلك، يسهل جمع مؤشرات العمل في مكان واحد، إعداد المخططات البيانية، من خلال قائمة المخططات البيانية، ضمن قائمة الإدخال (Insert).
العمليات الحسابية
هذه المساحة مخصصة لحساب البيانات الآتية:
عدد الوحدات المباعة في يوم واحد.
سعر بيع الوحدة.
تكلفة السلع المباعة في كل وحدة.
عدد الوحدات المباعة في عام واحد.
مؤشرات العمل
يشكل هذا القسم ( الوارد في صلب جدول البيانات ويتضمن النقد المتوفر ( أي السيولة النقدية) في بداية العام.
المبيعات ( الإيرادات).
تكلفة السلع المباعة، وهي الوحدات التي بيعت خلال العام، مضروبة في السعر المدفوع لشراء الوحدة أو بيعها.
إجمالي الدخل قبل تسديد النفقات.
النفقات العامة هي الدخل قبل معدل النفقات.
صافي الدخل بعد تسديد النفقات.
النقد المتوفر ( أي السيولة النقدية) في نهاية العام.